Jenni, Eric et Isa se sont réunis le 25 septembre afin de brainstormer sur le site, encore plus beau, encore plus fluide, plus riche et attractif que jamais… Enfin presque. Nous avons dépassé le stade des corrections structurelles pour affiner les fonctionnalités et les rendre facilement accessibles. Voici un résumé des principaux accords et actions décidées lors de cette réunion. Plusieurs décisions ont été prises, certaines modifications ont été réalisées directement et nous avons commencé à définir une organisation plus collective pour la gestion du site.

Suivant le rapport effectué par Jenni et que retranscri simplement ici, voici de quoi il s’agira :

• Structure générale du site : Nous sommes d’accord pour conserver la structure et l’apparence actuelles du site. Une refonte générale n’est pas nécessaire. Maintenant, la priorité est de faire vivre le site avec l’ajout régulier de contenus, et la mise en place de méthodes de travail simples et partagées. La rubrique « partenariats » a été rebaptisée « reportages« . Faute de trouver un terme qui convienne, l’intitulé « blog » a été conservé. Nous sommes tout à fait preneurs de toute suggestion concernant ce point.
• Recherche et visibilité sur la page d’accueil : Nous avons retenu l’intérêt d’une fonction de recherche publique par mot clé. Cela permettrai de retrouver rapidement un événement, un sujet ou des photographies. La solution technique reste à étudier.L’idée du nuage de mots n’a pas été retenue, Nous préférons une solution plus claire, plus simple et mieux intégrée à la page d’accueil. Nous avons également testé la barde notification comme moyen de mettre ponctuellement en avant un événement important, par exemple les portes ouvertes ou le calendrier des pompiers.
• Agenda et réservations : Le système de réservation (ou bien vote de présence) intégré au site dans chaque date d’événement doit devenir notre solution habituelle, en remplacement de framadate. Pendant la réunion, nous avons donc testé cette procédure. Nous avons donc vu comment 1) activer les « réservations » pour un événement (ou bien vote de présence), 2) définir le nombre de places disponibles, 3) consulter les inscriptions, 4) télécharger la liste des inscrits/participants, 5) permettre à une personne d’annuler sa réservation(son vote de présence), 6) transmettre la liste au responsable de l’événement.

Maintenant, les dernières retouches sont encore à l’ordre du jour :

• Terminer la traduction des termes encore affichés en anglais, notamment « booking » et « manage my booking ».
• Supprimer l’événement et les réservations créés uniquement pour les essais.
• Préparer une explication simple pour montrer aux membres comment s’inscrire depuis une page de l’agenda.
• Vérifier que le responsable d’un événement reçoive correctement les notifications et puisse récupérer la liste des participants.
• Créer une adresse électronique Focale dédiée aux réservations et à l’administration du site, puis décider qui la gérera.
• Galerie des membres : Les galeries individuelles des membres restent publiques. Nous avons retenu une limite de 20 photographies par membre. Les membres ne modifierons pas directement leur galerie : ils transmettront aux administrateurs les nouvelles images à ajouter ainsi que celles qu’ils souhaitent remplacer.
• Reportages, photographies et Dropbox. Pour les reportages, le principe retenu est le suivant :     article Reportage –> sélection éditée de photographies compressées –> lien éventuel vers une galerie Dropbox plus complète.

Le site doit présenter une sélection suffisamment attractive pour donner envie de découvrir le travail de Focale, sans pour autant charger des centaines de fichiers lourds sur notre hébergement. Dropbox pourra contenir des collections plus importantes. des liens seront normalement configurés en lecture seule, sauf lorsque le téléchargement doit être expressément autorisé.

Il reste donc à :

• Vérifier l’espace de stockage actuellement utilisé sur l’hébergement du site.
• Nettoyer et optimiser l’organisation des dossiers Dropbox.
• Créer une page protégée dans l’espace membre avec des lien vers les dossiers mensuels de dépôt.
• Préciser le processus complet : dépôt, sélection, redimensionnement, crédits, publication et archivage.

Eric dispose maintenant d’un accès aux dossiers Dropbox de dépôt des photographies.

• Documents et comptes rendus.

Les comptes rendus des réunions et autres documents internes doivent être publiés dans l’espace membres. Brigitte pourra fournir les comptes rendus, puis Jenni pourra les publier sur le site. Ils seront ensuite repris dans la newsletter, ce qui évitera de les envoyer séparément par mail.

• Livres et publications de Focale.

Nous souhaitons donner plus de visibilité aux publications déjà réalisées par Focale. Pour ce faire, il faudra transmettre à Jenni le livre « Zonage » et les fichiers photographiques d’origine, ainsi que la couverture et une sélection d’images du deuxième ouvrage, « Abécédaire« .

A partir de ces éléments, il sera possible de préparer

• • un article présentant ces publications,
  • une courte vidéo ou une présentation animée,
  • éventuellement un livre numérique à feuilleter en ligne sur le site.

• Communication et promotion.

Nous souhaitons produire davantage de contenu montrant les coulisses de Focale, 1) Photographie des préparatifs et des activités, 2) courtes vidéos, 3) éventuellement une vidéo (#1mn)lors de certaines réunions et sorties.

Nous pourrons aussi

• Contacter des associations et organismes avec lesquels Focale a déjà travaillé pour leur annoncer la mise en place du site,
• Proposer des liens réciproques avec les organismes présentés dans nos reportages,
• Mettre en valeur le calendrier des pompiers avec des images du « making off » et des coulisses et un lien adapté,
• Demander que l’adresse internet correcte et complète soit rafraîchie sur le site de la mairie,
• Créer des mini cartes de visites avec le logo, l’adresse électronique et un QR code.

• Réunions hybrides et zoom.

Nous avons confirmé qu’une participation à distance est possible. Le fonctionnement envisagé est le suivannt :

• Programmer la réunion zoom.
• Ajouter le lien zoom à la page correspondante de l’agenda.
• Utiliser le partage d’écran pour présenter le PDF.
• Utiliser un autre écran ou une caméra pour montrer la salle.
• Confier la gestion technique à une autre personne afin que l’intervenant puisse se concentrer sur sa présentation.
• Déposer si possible le PDF sur la page de l’événement avant la réunion.
• Il est prévu d’organiser un essai la veille de la prochaine réunion, soit le 14 octobre.

• Organisation de l’équipe.

Un nouveau groupe WhatsApp réservé à l’équipe web a été créé.

Il reste à déterminer plus précisément qui peut prendre en charge les réservations, les publications et les mises à jour lorsque je ne suis pas disponible. L’objectif général est d’éviter que le fonctionnement du site repose sur une seule personne.

Les principaux points encore ouverts sont donc :

• La solution technique pour la recherche publique,
• L’organisation définitive des galeries complûtes dans Dropbox,
• La capacité disponible sur l’hébergement,
• L’éventuelle impression « à la demande » des livres de Focale.

En conclusion, l’équipe se teint à disposition pour toutes les questions relatives au site et à son fonctionnement, et bien entendu, toute remarque et suggestion sont bienvenues.